1. Algemeen

Koninklijke Atletiek Club Duffel vzw (afgekort K.A.C. Duffel) hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. K.A.C. Duffel houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679). 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen  respecteren.

Als K.A.C. Duffel zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Koninklijke Atletiek Club Duffel vzw
Zetel en secretariaat:  Waarloossteenweg 89, 2570 Duffel
Emailadres: info@duff.be

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

2. Waarom verwerken wij welke persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door K.A.C. Duffel verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Het voeren van een correcte ledenadministratie (contractuele grond).
  • Met het oog om te kunnen deelnemen aan de eigen organisaties van K.A.C. Duffel, alsook aan de organisaties van de Vlaamse Atletiekliga vzw (afgekort VAL) en haar leden (contractuele grond).
  • In functie van het inschakelen van vrijwillige medewerkers op de eigen organisaties van K.A.C. Duffel, desgewenst ook op de organisaties van de VAL en eventueel haar leden (gerechtvaardigd belang).
  • Het versturen van algemene informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang).
  • Ter promotie van K.A.C. Duffel via o.a.
    • het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang),
    • het beheren van sociale media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang),
    • het beheren van sociale media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming betrokkene).
  • Ter promotie van de atletiek in het algemeen (gerechtvaardigd belang).
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid en de VAL (wettelijke verplichting).

3. Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

  • Identificatiegegevens: naam en voornaam.
  • Privé-contactgegevens: adres, telefoonnummer(s), e-mailadressen.
  • Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit en taal
  • Financieel rekeningnummer.
  • Sportieve gegevens: categorie atleet, classificatie G-atleet, wedstrijdresultaten, behaalde titels, aanwezigheden in functie van specifieke klassementen.
  • Indien van toepassing: niveau trainersopleiding, juryniveau, functie binnen de vereniging.
  • Multimedia: tijdens de activiteiten van de club, de federatie of haar aangesloten leden kunnen er beeldopnames (foto’s, video’s) en/of geluidopnames gemaakt worden.

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt. Dit kan op verschillende manieren (o.a. via inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, e-mail, persoonlijk en telefonisch contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de VAL of haar aangesloten leden, desgevallend ook van andere erkende federaties.

De verzamelde gegevens worden enkel en alleen gebruikt voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

4. Wie kan de gegevens verwerken?

De gegevens die je aan ons meedeelt uit hoofde van de hierboven beschreven doeleinden mogen enkel verwerkt worden door:

  • Leden van het bestuur van K.A.C. Duffel.
  • Specifiek door het bestuur van K.A.C. Duffel gemachtigde personen en comités binnen de club (trainers, Feestcomité, …).
  • Specifiek door het bestuur gemachtigde derden-verwerkers waarmee K.A.C. Duffel een verwerkersovereenkomst heeft afgesloten.

5. Verstrekking van gegevens aan derden-verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij dus aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo geven wij gegevens door aan de VAL voor de sportieve werking van de federatie. Hiervoor verwijzen we ook naar de privacyverklaring die de VAL zelf dient te publiceren.

Tevens maken wij gebruik van een derde partij voor de verwerking van:

  • Een online registratie- en betalingssysteem voor de inschrijving van atleten in onze wedstrijdorganisaties, alsmede de resultaatsverwerking van deze wedstrijden.
  • Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers.

Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben via een contract of aangepaste gebruiksvoorwaarden.

Met deze partijen maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

6. Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers

Wij kunnen persoonsgegevens delen met de volgende externe partijen:

  • De VAL als sportfederatie.
  • Subsidiërende overheden.
  • Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld).

Met deze partijen maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens dan ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft.  Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

7. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18  jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder(s) of de wettelijke vertegenwoordiger(s).

Voor deze ouderlijke toestemming kunnen volgende gegevens van de ouder(s) of de wettelijke vertegenwoordiger(s) worden verwerkt: identificatiegegevens en privé-contactgegevens.

8. Bewaartermijn

K.A.C. Duffel bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtneming van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen.  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Wedstrijdresultaten worden evenwel onbeperkt bijgehouden om jaarranglijsten, lijsten aller tijden en palmaressen te kunnen produceren.

9. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens K.A.C. Duffel van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • We evalueren op geregelde tijdstippen  onze maatregelen, en stellen bij indien nodig.
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.  Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

10. Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.

Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig blijken te zijn.

Je hebt het recht op verwijdering van de persoonsgegevens  en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt.

Indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens door K.A.C. Duffel of door de ons gecontracteerde derden-verwerkers, kan je vragen om deze verwerking te stoppen voor zover dit niet strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt en/of niet strikt wettelijk vereist zijn.

Je hebt steeds het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.

Via het adres terug te vinden onder hoofding 1 van deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag. 

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren en behouden wel het recht voor het bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is vooraleer wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

11. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

12. Wijzigingen aan onze privacyverklaring

K.A.C. Duffel kan te allen tijde deze privacyverklaring steeds aanpassen.  De laatste wijziging gebeurde op 01-02-2020.